Protocole relatif aux questions concernant la conduite des commissaires

Le 15 décembre 2012


Table des matières

  1. Contexte
  2. Définitions
  3. Application du Protocole
  4. Plaintes formulées au cours de procédures
  5. Règlement informel des problèmes soulevés
  6. Dispositions relatives au règlement informel des problèmes soulevés
  7. Enquête sur la plainte
  8. Dispositions relatives à l'enquête sur la plainte

A. Contexte

1. Le Protocole établit la procédure à suivre par la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) lorsqu'elle règle des problèmes, internes et externes, à propos de la conduite de commissaires impliquant des allégations de manquement au Code de déontologie des commissaires de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (Code de déontologie). Les dispositions du Protocole sont différentes des mesures correctives et disciplinaires énoncées aux articles 176 à 186 de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (la Loi), qui visent les commissaires nommés par décret. Le Protocole ne porte nullement atteinte au droit du gouverneur en conseil d'imposer une mesure disciplinaire à un commissaire ou de le révoquer, droit que lui confère la Loi.

2. Le Protocole se fonde sur le principe selon lequel un processus accessible, transparent, rapide et efficace de traitement des plaintes contribue à renforcer une institution publique comme la CISR. Un tel processus est nécessaire pour conserver la confiance du public dans l'intégrité, l'objectivité et l'impartialité de la CISR, et, en même temps, assurer le traitement équitable des commissaires qui peuvent avoir besoin d'être protégés contre les plaintes non fondées.

3. La CISR est consciente des normes de conduite élevées exigées des agents de l'État qui, comme les commissaires de la CISR, se sont vu confier la responsabilité de prendre des décisions quasi judiciaires qui influent profondément sur la vie de personnes. Dans ses efforts continus en vue d'atteindre et de maintenir le niveau élevé de professionnalisme attendu des commissaires, la CISR a adopté un code de déontologie pour ses commissaires nommés par décret en janvier 1993, qui a été remplacé par un code à jour et plus complet le 1er juin 2008. Ce dernier a été remplacé par un nouveau code, le 15 décembre 2012, afin de donner suite changement dans la Loi concernant le titre du chef de section de la Section de l'immigration. Le Code reflète les initiatives continues d'intégration de la CISR et établit les normes de conduite qui régissent les responsabilités professionnelles et éthiques de tous les commissaires de la CISR à titre de décideurs d'un tribunal administratif quasi judiciaire.

4. Les commissaires sont tenus de rendre compte au président de leur conformité au Code de déontologie. Par conséquent, lorsque l'on mène une enquête à la suite d'une plainte, le président a le pouvoir de régler la plainte et de déterminer si des mesures correctives sont requises.

5. Il importe de régler dès que possible les problèmes soulevés et les plaintes déposées, mais sans négliger l'équité et la rigueur. Les plaignants et les commissaires seront informés des progrès accomplis à toutes les étapes du processus. Des délais seront établis pour chaque étape du processus, de même que des directives visant à aviser rapidement les plaignants et les commissaires. Pour assurer la souplesse du processus, des délais et des directives seront établis sur le plan administratif, au cas par cas.

6. Deux étapes sont prévues dans le Protocole : le règlement informel des problèmes soulevés et l'enquête sur la plainte. Les règles de justice naturelle et le principe général d'équité s'appliquent aux deux étapes. On s'attend notamment à ce que la personne désignée pour mener l'enquête à l'étape de la plainte soit minutieuse et équitable envers le plaignant et le commissaire faisant l'objet de la plainte en donnant à ce dernier toutes les possibilités de répondre. Pourvu que le principe d'équité soit respecté, l'enquête peut être menée avec beaucoup de latitude et de souplesse. D'autres principes juridiques, outre celui de l'équité, s'appliquent également aux enquêtes. Par exemple, pour conclure à l'inconduite, la norme de preuve est celle de la prépondérance des probabilités, déterminée à partir d'une preuve claire et convaincante.

B. Définitions

7. Chef de section : Désigne le vice-président de chaque section.

8. Personne désignée : Désigne le représentant de la CISR ou le conseiller juridique de l'extérieur nommé par le chef de section pour mener une enquête à l'étape de la plainte.

9. Commissaire gestionnaire : Aux fins de l'application du présent Protocole, « commissaire gestionnaire » désigne le vice-président adjoint de chaque section. Lorsqu'il n'y a pas de vice-président adjoint un bureau régional, cela désigne le commissaire coordonnateur de la section ou le commissaire à qui le président a délégué les pouvoirs d'un commissaire coordonnateur.

C. Application du Protocole

10. Le présent protocole entre en vigueur le 15 décembre 2012 et remplace toutes les versions précédentes du Protocole relatif aux questions concernant la conduite des commissaires.

11. Le Protocole s'applique à tous les commissaires de la CISR qui travaillent à temps plein ou à temps partiel, qu'ils soient des fonctionnaires nommés en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ou des personnes nommées par décret. Cependant, le présent protocole ne limite pas les droits ou les obligations que les commissaires fonctionnaires peuvent avoir ou auxquels ils peuvent être assujettis conformément à la législation, aux directives, aux codes, aux politiques ou autres instruments applicables, y compris, pour les commissaires fonctionnaires, les droits ou les obligations prévus dans une convention collective.

12. Le Protocole cesse de s'appliquer aux commissaires nommés par décret lorsque leur mandat expire et aux commissaires fonctionnaires lorsqu'ils n'assument plus les fonctions de décideurNote 1.

13. Le Protocole s'applique seulement aux problèmes concernant la conduite des commissaires dans leur rôle de décideur. Cependant, il ne s'applique pas aux décisions que rendent ceux-ci ni à l'exercice de leur pouvoir discrétionnaire dans le cadre de leurs fonctions. L'erreur alléguée ou perçue d'un décideur ne peut que faire l'objet d'une demande de contrôle judiciaire. Le Protocole ne s'applique pas aux problèmes concernant la gestion, les politiques administratives ou les pratiques de la Commission.

14. Si un problème est soulevé au sujet de la conduite d'un commissaire, il est soumis en premier lieu au commissaire gestionnaire. Si un problème est soulevé au sujet de la conduite d'un commissaire gestionnaire, il est soumis en premier lieu au chef de section. Si un problème est soulevé au sujet de la conduite d'un chef de section, il est soumis au président, qui s'en occupe directement. Le commissaire gestionnaire ou le chef de section visé par un problème soulevé est alors traité comme un commissaire conformément au Protocole.

D. Plaintes formulées au cours de procédures

15. Un problème au sujet de la conduite d'un commissaire peut être soulevé au cours d'une procédure tenue par ce commissaire. Les présumés écarts de conduite en question peuvent avoir lieu dans la salle d'audience ou à l'extérieur de celle-ci.

16. Si le problème concerne la partialité, il convient qu'il soit formulé à l'audience, au moyen d'une requête en récusation du commissaire. Si une telle requête n'a pas été présentée ou si elle a été présentée puis rejetée, le fait qu'un problème soit soulevé aux termes du Protocole ne doit pas obliger le commissaire à se retirer de la procédure. Il ne faut pas qu'on puisse utiliser le Protocole pour forcer un commissaire à se retirer.

17. Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de s'attaquer immédiatement au problème de conduite, même si l'audience tenue par le commissaire n'est pas terminée. Cependant, le commissaire gestionnaire devrait habituellement attendre que le commissaire ait réglé le cas et rendu une décision quant à la procédure avant de traiter l'affaire et d'informer le commissaire. Dans ce genre de situation, l'intéressé en sera informé par le commissaire gestionnaire.

18. Qu'il y ait eu une requête en récusation ou non, il peut être approprié dans certains cas que le commissaire gestionnaire informe le commissaire des préoccupations soulevées et de la décision de remettre la prise de mesuresNote 2. Par exemple, cette approche peut être nécessaire pour permettre au commissaire de se rappeler les événements tandis qu'ils sont encore frais à sa mémoire. En outre, si le comportement en question était inapproprié et qu'il se poursuit, un avis au commissaire pourrait donner lieu à une amélioration de sa conduite.

E. Règlement informel des problèmes soulevés

19. Le Protocole vise à régler de manière informelle, quand c'est possible, les problèmes soulevés au sujet de la conduite des commissaires. Le règlement informel est souvent plus rapide, moins coûteux et plus satisfaisant pour les deux parties.

20. Lorsqu'il tente de régler un problème, le commissaire gestionnaire peut rencontrer l'auteur de la plainte et le commissaire, tenir d'autres enquêtes informelles et essayer de régler le problème de façon informelle. Il peut aussi régler le problème unilatéralement en concluant qu'il n'est pas fondé ou qu'il n'est pas suffisamment grave pour justifier un examen approfondi. Les problèmes soulevés qui concernent seulement le bien-fondé de la décision d'un commissaire, par exemple, peuvent être jugés non fondés puisque le Protocole ne s'applique pas à ceux-ci. Si un problème est jugé irrecevable, l'intéressé peut demander au chef de section d'examiner la décision du commissaire gestionnaire.

21. Lorsque le commissaire gestionnaire est d'avis qu'il peut ne pas être approprié pour lui dans les circonstances de régler un problème particulier relativement à la conduite d'un commissaire, le commissaire gestionnaire doit soumettre le problème au chef de section. Lorsque le chef de section est de l'avis du commissaire gestionnaire, il doit assigner un autre commissaire gestionnaire pour régler ce problème en vertu du Protocole.

22. Lorsque le chef de section est d'avis qu'il peut ne pas être approprié pour lui dans les circonstances de régler un problème particulier relativement à la conduite d'un commissaire gestionnaire, il doit soumettre le problème au président. Lorsque le président est de l'avis du chef de section, il doit assigner un autre chef de section pour régler ce problème en vertu du Protocole.

F. Dispositions relatives au règlement informel des problèmes soulevés

23.

  1. Tout problème soulevé concernant la conduite d'un commissaire doit être présenté par écrit et soumis le plus tôt possible au commissaire gestionnaire; la soumission doit comprendre une description détaillée du problème et être accompagnée des faits à l'appui.
  2. Si le commissaire gestionnaire décide que des mesures supplémentaires sont requises et qu'il est également d'avis que la conduite en question peut menacer l'intégrité de la CISRNote 3, il doit informer le président du problème. Le président doit examiner le problème et décider s'il doit être réglé en vertu du Protocole, et, sinon, il doit déterminer les mesures appropriées à prendre pour enquêter sur l'affaire, selon les circonstances.
  3. Dans tous les autres cas, si le commissaire gestionnaire décide que d'autres mesures sont requises, il doit envoyer une copie de la plainte au commissaire à la première occasion raisonnable et suivre les dispositions restantes énoncées dans le Protocole.
  4. L'alinéa a) ne s'applique pas aux problèmes réglés par les commissaires lors d'un entretien informel entre eux.

24.

  1. Si le commissaire gestionnaire décide que d'autres mesures sont requises, il peut recueillir, ou faire recueillir, de l'information supplémentaire.

    À cette fin, il peut tenir une enquête informelle, et il peut rencontrer l'intéressé et le commissaire, individuellement et/ou ensemble.

  2. Le commissaire gestionnaire doit remettre à l'intéressé une copie du présent Protocole et du Code de déontologie.

25.

  1. Le commissaire gestionnaire peut juger un problème irrecevable en communiquant par écrit avec l'intéressé pour lui expliquer pourquoi le Protocole ne s'applique pas ou le problème n'est pas fondé ni suffisamment grave pour justifier un examen approfondi.
  2. Si le problème est jugé irrecevable aux termes de l'alinéa a), l'intéressé peut communiquer par écrit avec le chef de section pour lui demander de réexaminer la décision du commissaire gestionnaire. Le chef de section peut confirmer la décision de juger le problème irrecevable ou demander que le commissaire gestionnaire procède à un nouvel examen et lui donner des indications.

26. Si l'intéressé et le commissaire sont satisfaits d'un règlement informel du problème, le commissaire gestionnaire doit le mettre par écrit et il peut communiquer par écrit avec eux pour confirmer le règlement informel.

27. Si le commissaire gestionnaire décide, à tout moment, que le problème ne peut être ou ne devrait être réglé de façon informelle, il doit en informer par écrit l'intéressé et le commissaire.

G. Enquête sur la plainte

28. Si le commissaire gestionnaire n'a pas jugé le problème irrecevable ou ne l'a pas réglé de façon informelle d'une manière jugée acceptable par celui qui a signalé le problème et le commissaire, celui qui a signalé le problème peut soumettre une plainte par écrit au chef de section. À cette étape, l'intéressé devient un plaignant, et le processus devient une enquête officielle sur la plainte.

29. Les enquêtes sont menées par une personne désignée par le chef de section. Le chef de section peut demander que cette personne mène d'autres enquêtes et qu'elle en fasse rapport par écrit.

30. À moins que le dossier n'ait été fermé en application des alinéas 32a)(i) ou (ii) ci--dessous, le chef de section présentera, à son tour, une recommandation officielle au président quant au règlement définitif de la plainte. Le président communiquera ensuite par écrit avec le plaignant et le commissaire pour les informer de sa décision, y compris de toutes les mesures correctives jugées nécessaires.

H. Dispositions relatives à l'enquête sur la plainte

31.

  1. Si le commissaire gestionnaire décide qu'aucune mesure supplémentaire n'est requise, ou si un problème n'a pas été jugé irrecevable ni réglé de façon informelle, l'intéressé peut déposer par écrit une plainte devant le chef de section et préciser les détails de la plainte.
  2. L'intéressé peut aussi déposer une plainte au cours de toute tentative de règlement informel ou même s'il n'y a pas de tentative du genre si le commissaire gestionnaire considère que ce geste est dans l'intérêt public.
  3. Si l'intéressé refuse de déposer une plainte, le commissaire gestionnaire peut, dans des circonstances exceptionnelles, résumer le problème par écrit et le présenter au chef de section en tant que plainte.
  4. Le chef de section doit dès que possible envoyer une copie de chaque plainte au commissaire et au commissaire gestionnaire pour leur permettre de donner une réponse écrite au chef de section s'ils le souhaitent. Le chef de section doit, le cas échéant, communiquer la réponse écrite au plaignant.

32.

  1. Dès qu'il reçoit la réponse écrite du commissaire, le cas échéant, le chef de section peut :
    1. clore le dossier de la plainte en communiquant par écrit avec le plaignant, et expliquer pourquoi le Protocole ne s'applique pas ou la plainte n'est pas fondée ou suffisamment grave pour justifier un examen approfondi;
    2. clore le dossier de la plainte en communiquant par écrit avec le plaignant pour l'informer que le commissaire a reconnu avoir eu une conduite répréhensible et exprime ses regrets, et expliquer pourquoi un examen approfondi de la plainte n'est pas justifié;
    3. nommer une personne pour tenir une enquête approfondie sur la plainte et en informer par écrit le plaignant, le commissaire et le commissaire gestionnaire ;
    4. présenter un rapport directement au président, conformément à l'article 33 ci-dessous, s'il n'est pas nécessaire de tenir une enquête approfondie.
  2. La personne désignée pour mener l'enquête approfondie doit présenter au commissaire l'essentiel de toutes les allégations et des éléments de preuve contre lui, et la réponse du commissaire doit être incluse dans le rapport au chef de section.
  3. La personne désignée pour mener l'enquête approfondie doit présenter par écrit au chef de section ses conclusions et ses recommandations dès que l'enquête est terminée.
  4. Dès qu'il reçoit le rapport, le chef de section peut ordonner la tenue d'une autre enquête et donner des indications à cet égard.

33. Après avoir examiné le rapport, le chef de section doit en rendre compte par écrit au président et recommander la suite à donner à la plainte, y compris toutes mesures correctives.

34.

  1. Dès qu'il reçoit le rapport et les recommandations du chef de section, le président peut :
    1. déterminer que la plainte n'est pas fondée et clore le dossier de la plainte;
    2. déterminer que la plainte est fondée et indiquer la mesure dans laquelle elle l'est et les mesures correctives jugées nécessaires, le cas échéant.
  2. Le président doit expliquer par écrit au plaignant, au commissaire et au chef de section toute décision rendue aux termes de l'alinéa a).
  3. La décision du président est finale et ne peut faire l'objet d'un examen ni d'un appel à la CISR.

35. La CISR doit mettre à la disposition du public, chaque année, un compte rendu de la façon dont les plaintes ont été réglées au cours de l'année précédente.

Notes

Note 1

La Loi sur les conflits d'intérêts contient des dispositions qui s'appliquent aux commissaires nommés par décret après la fin de leur mandat. Le commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique peut examiner des allégations de non-respect de la Loi durant les dix années suivant la date de la prétendue contravention ou durant les cinq années suivant la date à laquelle le commissaire a été avisé du problème soulevé concernant sa conduite. Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public s'applique à tout commissaire nommé conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique encore employé à titre de fonctionnaire. La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat contient des dispositions qui s'appliquent aux commissaires après la fin de leur emploi en tant que fonctionnaire.

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Note 2

Le commissaire gestionnaire informerait également l'autre partie s'il y a lieu.

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Note 3

Par exemple, l'article 11 du Code de déontologie encourage les commissaires à informer le président dès que possible des manquements au Code de déontologie de la part d'autres commissaires, si ces comportements peuvent menacer l'intégrité de la Commission.

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