Rapport d’étape concernant l’initiative Objectif 2020 - décembre 2016

Le présent rapport énonce les réponses de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) à la plus récente demande du greffier du Conseil privé, à savoir décrire les progrès réalisés jusqu’à ce jour et les projets relativement à ce qui suit :

  • mobilisation et habilitation des employés;
  • plan d’action en matière de santé mentale et incidences constatées jusqu’à présent;
  • recrutement, accueil et intégration.

La CISR prend des mesures concrètes et accélérées pour appuyer la vision de l’initiative Objectif 2020 en mettant en œuvre les initiatives suivantes.

Engagement quant à un milieu de travail de qualité

La CISR a présenté son initiative Engagement quant à un milieu de travail de qualité (EMTQ) en octobre 2016. Cette initiative est motivée par l’engagement du président envers le personnel de la CISR, les consultations menées par le secrétaire général sur la diversité et les données obtenues dans le cadre du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2014. L’initiative EMTQ est un plan d’action qui vise à créer un milieu de travail plus sain, plus inclusif et plus coopératif pour tout le personnel de la CISR (personnes nommées par décret [86] et fonctionnaires [945]). Cinq piliers ont été établis (voir l’affiche dans les deux langues officielles ci-jointe).

1. Courtoisie — promouvoir la courtoisie dans le milieu de travail

Bureau de l’intégrité

En 2015, il y a eu la création d’un nouveau Bureau de l’intégrité, qui est dirigé par le directeur, Valeurs, éthique et divulgation, de groupe et de niveau EX-01. Ce bureau, qui relève directement du président, se veut un « guichet unique » indépendant et confidentiel où les membres du personnel peuvent soulever des préoccupations ou des questions liées au milieu de travail, et qui a le mandat de les régler de manière expéditive et équitable.

Le Bureau de l’intégrité donne également des orientations et des conseils aux membres du personnel de la CISR en ce qui concerne des questions associées aux conflits d’intérêts, aux activités politiques, à la divulgation d’actes répréhensibles, au harcèlement possible, aux griefs de même qu’aux conflits interpersonnels et en milieu de travail. Le Bureau de l’intégrité offre aussi des services de gestion informelle des conflits faisant la promotion d’un dialogue efficace à tous les échelons et réglant les problèmes liés au milieu de travail dans les meilleurs délais possible.

Le Bureau de l’intégrité constitue la pierre angulaire des efforts de l’organisation visant à créer un milieu de travail véritablement sain et respectueux. La CISR est certaine que des modifications importantes et réelles seront apportées au milieu de travail et elle espère servir de modèle pour d’autres organisations de la fonction publique de taille similaire.

Déclaration du président — prévention et règlement du harcèlement

Le président de la CISR a publié une déclaration visant à promouvoir le maintien d’un milieu de travail sain, productif et respectueux, où les relations de travail sont encouragées, le comportement de tous les membres du personnel est guidé par les valeurs de la Commission et où nous faisons preuve d’équité et de respect les uns envers les autres.

Le président de la CISR a signalé à plusieurs reprises les effets néfastes du harcèlement et a rappelé aux employés que notre organisation prend et continuera de prendre au sérieux les allégations de harcèlement. Il s’est engagé à traiter promptement toutes les situations de harcèlement en faisant preuve de sensibilité, de compétence et de discrétion. Il a exposé les comportements attendus, a décrit comment accéder aux services offerts en matière de lutte contre le harcèlement et a aussi présenté plusieurs outils mis à la disposition du personnel.

Création d’un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement

La CISR a conçu et élaboré une formation interne sur la création d’un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement. Cette formation obligatoire présente un survol des comportements jugés irrespectueux, du harcèlement et de la violence en milieu de travail. De plus, elle décrit les ressources et les outils offerts pour aider à la création d’un milieu de travail respectueux. La séance en salle de classe encourage la création d’une culture de respect en offrant aux participants l’occasion d’utiliser leurs connaissances des exigences des lois et des politiques sous-jacentes qui orientent nos actions lorsque nous créons des milieux de travail respectueux et exempts de harcèlement. À l’aide d’un logiciel d’enquêtes, de scénarios et d’études de cas, les participants ont la possibilité de discuter des différentes façons d’éliminer le harcèlement en milieu de travail et de travailler ensemble (et individuellement) afin de créer un milieu de travail respectueux. La grande majorité des employés a maintenant bénéficié de la formation.

Valeurs et éthique à la Commission

La CISR a élaboré un cours obligatoire sur les valeurs et l’éthique en utilisant une approche hybride : un module en ligne offert par l’École de la fonction publique du Canada, qui constitue le fondement des connaissances de base, et une séance en salle de classe d’une journée, pendant laquelle les participants examinent des études de cas et des enquêtes, tout en prenant part à des discussions de groupe. La séance en salle de classe examine la façon dont les connaissances acquises dans le cours en ligne s’appliquent à la CISR, aide à promouvoir une solide culture de valeurs et d’éthique au sein de l’organisation et fournit aux participants les noms de différentes personnes-ressources à la CISR et ailleurs.

2. Amélioration des communications — objectifs de rendement

Tout comme les autres organisations, la CISR reconnaît que les communications sont essentielles pour créer un milieu de travail inclusif et habilitant qui permet aux employés de réaliser leur plein potentiel et de donner le meilleur d’eux-mêmes. Les organisations très performantes doivent également jouir de milieux de travail sains, où les employés sont traités avec respect et dignité. À la CISR, une autre conclusion majeure tirée des consultations menées auprès du personnel est le souhait d’une meilleure communication de la part de la direction. Pour répondre à cette préoccupation, la Commission a assigné à tous les superviseurs et gestionnaires des objectifs de rendement liés aux aptitudes en leadership, à la fréquence des communications et des réunions ainsi qu’aux approches novatrices en matière de communication avec le personnel. Cependant, les communications ne peuvent être seulement descendantes, pas plus qu’elles peuvent être seulement ascendantes. La CISR veillera à ce que ses activités de communication soient à la fois inclusives et exhaustives.

3. Soutien professionnel — le programme de mentorat

De récentes consultations ont révélé que les employés de la CISR aimeraient bénéficier d’un soutien lié à la gestion de leur carrière, maintenant et à l’avenir. Dans le cadre de l’initiative EMTQ, la CISR prend des mesures pour aider ses employés dans leur cheminement de carrière.

La CISR participe au Programme interministériel de mentorat. Il s’agit d’un outil que les employés peuvent utiliser pour obtenir du soutien dans leur poste actuel, se préparer aux futures possibilités de carrière et renforcer leurs capacités en matière de leadership. Le Programme associe la CISR à six autres organisations fédérales en vue de permettre aux participants d’avoir accès à un bassin plus vaste de mentorés et de mentors.

Le programme de mentorat fait usage d’une application en ligne, Mentor City, pour faciliter le jumelage des mentorés aux mentors et favoriser l’établissement de relations de mentorat constructives. De telles relations peuvent aider les mentorés à apprendre de l’expérience d’autrui, à prendre connaissance du perfectionnement professionnel qui les aidera à atteindre leurs objectifs de carrière, à renforcer leurs réseaux professionnels et à contribuer à un milieu de travail positif, engagé et performant. Les mentors et les mentorés peuvent choisir d’être jumelés à l’intérieur ou à l’extérieur de leur ministère ou organisme et de tenir les rencontres en personne ou d’entretenir la relation de mentorat entièrement en ligne.

4. Santé mentale

Consciente de l’importance de créer un milieu de travail sain pour favoriser le rendement et le mieux-être de l’ensemble du personnel, la Commission mène des activités de sensibilisation à la santé mentale en milieu de travail par la mise en œuvre d’une stratégie et d’un plan d’action en matière de santé mentale qui seront élaborés conjointement par les employés et les gestionnaires.

Stratégie et plan d’action en matière de santé mentale

En 2016, dans le cadre du Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS), qui regroupe des employés ainsi que des représentants syndicaux et de la direction, la CISR a présenté une stratégie et un plan d’action en matière de santé mentale. Un élément clé de la stratégie est la mise sur pied, en septembre 2016, d’un Comité consultatif sur la santé mentale (CCSM). Ce dernier est formé d’un groupe varié d’employés venant de tous les échelons et de tous les secteurs de l’organisation. Le CCSM a pour mandat d’élaborer un plan d’action qui proposera des activités et des initiatives visant à promouvoir et à faire connaître la santé mentale. Le plan proposé sera présenté au CNOSS au début de 2017. En outre, la CISR a nommé deux cochampions de la santé mentale : un représentant syndical et un représentant de la direction.

Cette stratégie pourrait inclure, entre autres, les mesures suivantes :

  • créer une présence sur le Web qui contient des ressources (de l’information et des outils) à l’intention des gestionnaires et des employés;
  • tenir diverses séances d’information dans les bureaux régionaux sur différents thèmes liés à la santé mentale;
  • reprendre la distribution du Passeport de la santé mentale;
  • faire la promotion du Programme d’aide aux employés;
  • mettre sur pied un réseau de premiers intervenants en santé mentale.

Atelier sur les personnes détenues ayant des problèmes de santé mentale

Un atelier d’une journée a été élaboré pour les décideurs de la Section de l’immigration (SI) afin de mieux comprendre les incidences de la santé mentale sur les personnes détenues, les comportements qui peuvent survenir pendant une audience et les facteurs à prendre en considération au moment d’établir les conditions de mise en liberté. Cet atelier présentait un aperçu des types de problèmes de santé mentale les plus fréquents et les plus susceptibles d’être observés par les commissaires, et expliquait comment reconnaître les signes des problèmes de santé mentale et leurs incidences possibles sur la capacité de témoigner, de présenter son cas et de coopérer avec les autorités de l’immigration pendant une audience. L’expert a proposé la prise de mesures d’adaptation sur le plan procédural qui pourraient être utiles lors des procédures auxquelles participent des personnes éprouvant des problèmes de santé mentale. De plus, il a jeté une lumière sur la façon de tenir compte des problèmes de santé mentale au moment d’évaluer le risque de non-respect des conditions de mise en liberté. La CISR cherche une façon d’étendre cette importante formation à d’autres secteurs de l’organisation.

Créer un milieu de travail sain, respectueux et coopératif

Les membres du personnel de la CISR jouent un rôle clé en faisant la promotion des valeurs que sont l’inclusion, l’acceptation et la diversité par le travail qu’ils exécutent. Sans l’ombre d’un doute, de telles valeurs doivent se refléter dans le milieu de travail et la façon dont les membres du personnel interagissent les uns avec les autres.

Le président et le secrétaire général ont affirmé à diverses occasions qu’un milieu de travail sain et respectueux constitue l’une de leurs grandes priorités. Au cours de la dernière année, beaucoup de travail a été accompli pour s’attaquer à ce domaine prioritaire, et les efforts se poursuivront en 2017.

5. Diversité

La Commission est consciente que sa réussite dépend de son aptitude à s’ouvrir à la diversité et à tirer parti d’un effectif déjà diversifié (32 % des membres du personnel de la CISR appartiennent à une minorité visible). Afin de tirer pleinement parti de ces avantages, la Commission a évalué la façon dont elle traite les questions liées à la diversité en milieu de travail et prévoit élaborer et mettre en œuvre une série d’activités en matière de diversité.

La CISR prévoit :

  • schématiser le processus opérationnel lié à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et sensibiliser le personnel à l’existence de ce processus;
  • développer une présence sur le Web qui contient des ressources (de l’information et des outils);
  • renforcer la compréhension du multiculturalisme, y compris la compréhension de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation liées aux observances religieuses;
  • promouvoir la mise sur pied de comités de sélection du personnel reflétant la diversité de l’effectif de la CISR;
  • tenir des séances d’apprentissage mixtes sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation à l’intention des représentants régionaux et nationaux des syndicats ainsi que de la direction.

Recrutement, accueil et intégration

Recrutement de décideurs de la Section de la protection des réfugiés

Dans le cadre de la stratégie de recrutement de décideurs de la Section de la protection des réfugiés (SPR) lancée en septembre 2015, laquelle s’est poursuivie en 2016, la Section a fait appel à différents moyens de communication afin de promouvoir les annonces d’emplois. En plus de l’obligation d’annoncer les emplois sur le site emplois.gc.ca, des communications relatives aux annonces d’emplois ont été publiées sur les sites Web interne et externe de la CISR. Les médias sociaux ont également été utilisés. À diverses occasions, le compte Twitter de la CISR a permis de publier des gazouillis portant sur des avis d’emplois à l’intention d’un public choisi par des mots‑clics ciblés et des gazouillis parrainés, et le compte LinkedIn de la CISR a été utilisé pour annoncer des emplois dans des villes sélectionnées et accroître la publicité. La diffusion externe menée auprès des intervenants fut également un élément important de la stratégie de communication par l’entremise d’une série de communications expédiées à notre communauté d’intervenants. Ainsi, les pages Web de plusieurs de nos intervenants contenaient des liens aux annonces d’emplois. En outre, la Section du droit de l’immigration de l’Association du Barreau canadien a inclus dans son blogue un lien vers les annonces. Bon nombre de ces outils de communication se sont avérés efficaces pour le ciblage stratégique des candidats.

La stratégie de recrutement de la SPR a donc mis en œuvre une approche mieux ciblée pour attirer des candidats qui possèdent les études et l’expérience directement liées au poste. Les compétences ciblées cherchaient à attirer des personnes ayant de l’expérience à titre de commissaires, dans la détermination du statut de réfugié ou dans la présentation de cas devant une cour de justice ou un tribunal administratif, et enfin elles visaient à attirer des candidats reflétant la diversité du Canada. Cette approche fut une réussite, puisque la SPR a été en mesure de répondre à ses besoins en matière de recrutement. Une approche similaire est utilisée pour le processus continu de création des répertoires, qui permettra de constituer un bassin permanent de candidats qualifiés en vue de répondre aux besoins futurs. En ce qui a trait au recrutement de nos 89 personnes nommées par décret, une approche semblable a également été mise en œuvre conjointement avec le Bureau du Conseil privé.

Nouvelle orientation en dotation

Dans le contexte de la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation (une initiative parrainée par la Commission de la fonction publique), la CISR doit examiner ses politiques actuelles afin de les harmoniser aux changements proposés et encourager une culture organisationnelle conçue pour rendre le système de dotation de la fonction publique plus habilitant, souple, efficace et axé sur des valeurs.

Afin d’amorcer un changement de culture, la CISR a mené un important processus de consultation auprès de la haute direction, de cadres intermédiaires, de conseillers en ressources humaines (RH) et de représentants syndicaux. Avant les consultations auprès des représentants syndicaux, la CISR a offert des séances d’information pour faire en sorte que tous les participants connaissaient le résultat visé de la Nouvelle orientation en dotation avant d’aller de l’avant avec le processus officiel de consultation. L’approche menant à l’élaboration d’un nouveau système de dotation vise à obtenir la pleine participation de la direction et des représentants syndicaux dans le processus.

Examen cyclique de la classification

À la lumière des importants changements apportés à la structure organisationnelle de la CISR et à la nature de son travail à la suite de la réforme du système de protection des réfugiés (2012), la haute direction s’est engagée à examiner sa structure organisationnelle et ses fonctions de travail dans le cadre d’un examen cyclique quinquennal de la classification. Commencé en 2014, ce travail s’est poursuivi en 2016.

Pendant ce processus, l’entière participation de la direction et des employés a été un élément déterminant de la réussite du plan d’examen cyclique quinquennal de la classification. La participation a été encouragée par la tenue de plusieurs séances d’information sur la classification dans l’ensemble de l’organisation. Ces séances visaient à rationaliser les descriptions d’emploi existantes, comprendre le format des nouvelles descriptions d’emploi et à démystifier les normes de classification ainsi que le concept de descriptions d’emploi normalisées (génériques).

Autres mesures pour renouveler la fonction publique

Gestion allégée à la Commission

La gestion allégée fait allusion à une approche prise à l’égard des processus opérationnels, laquelle est axée sur le fait de rendre évident ce qui ajoute de la valeur en réduisant tout le reste. Appliquer le concept de gestion allégée signifie mettre en œuvre une méthode systémique d’élimination du gaspillage dans un processus. Le concept de gestion allégée tient également compte du gaspillage créé par une surcharge de travail et par l’inégalité des charges de travail.

La CISR poursuit ses efforts relativement à l’application des principes en matière de gestion allégée dans ses processus opérationnels. À la CISR, le travail visant à mobiliser le personnel, à favoriser un changement de culture et à comprendre l’efficacité continue. La CISR voit les avantages de la mobilisation du personnel pour aider à définir les processus, penser à des solutions créatives concernant des problèmes de longue date et réaliser des gains d’efficacité encore plus importants dans des secteurs qui, croyait-on, fonctionnaient bien. De plus, la gestion allégée a aidé la direction de la CISR à conclure que la culture est un facteur essentiel qui permet à l’organisation de promouvoir l’amélioration continue afin d’offrir une grande valeur au public canadien.

Formation menant à la certification Ceinture jaune

En plus d’investir dans l’encadrement en leadership au chapitre de la gestion allégée, la CISR a l’intention de présenter une formation menant à la certification Ceinture jaune qui complétera sa formation menant à la certification Ceinture verte actuelle. Nous avons réussi à former des employés clés de façon à ce qu’ils aient une connaissance approfondie des pratiques de la gestion allégée, mais nous travaillons aussi à assurer qu’un grand bassin d’employés ait une bonne compréhension de la gestion allégée en mettant l’accent sur la mise en œuvre d’améliorations qui font partie de l’étendue de leurs responsabilités.

Initiative d’amélioration continue

La CISR fait appel à une approche structurée pour encourager et soutenir une culture qui s’améliore constamment à tous les échelons, et ce, dans tous les domaines. Pour compléter nos efforts relativement à l’encadrement en leadership au chapitre de la gestion allégée et à la formation menant à la certification Ceinture jaune, la CISR propose une structure hiérarchique dans laquelle des améliorations peuvent être constatées et transmises à l’ensemble de l’organisation afin de montrer qu’elle travaille sans relâche à être plus efficace dans tout ce qu’elle fait.

Séances de schématisation des processus

À mesure que le temps passe, les environnements opérationnels changent. Par conséquent, les processus doivent être revus régulièrement pour veiller à ce qu’ils soient également modifiés en fonction des nouvelles circonstances. Des membres du personnel de la CISR procèdent périodiquement à des séances de schématisation des processus pour examiner les procédures opérationnelles fondamentales. L’objectif de ces séances est de remettre l’accent sur l’efficience, de poser des questions essentielles et de fournir des idées pour améliorer les procédures. Chaque séance aide les membres du personnel à comprendre en quoi leurs tâches de travail particulières touchent l’ensemble des opérations de la Commission et promeut la participation des pairs pour cerner les possibilités d’amélioration. La haute direction est consultée en ce qui concerne les idées d’amélioration et elle offre du soutien durant la période de mise en œuvre. La CISR s’efforce non seulement de mettre à jour les processus qui favorisent la prestation des services, mais également de faire participer le personnel de tous les secteurs pour accroître les gains d’efficacité et observer dans son ensemble tous les processus à l’appui, y compris les fonctions effectuées dans les directions générales pour appuyer les sections responsables de l’exécution du mandat fondamental de la CISR.

Voici quelques exemples de la schématisation des processus réalisée en 2016 :

  • Processus consolidé de la Section d’appel de l’immigration (SAI) : Ce projet visait à définir un processus commun pour le traitement des appels en matière d’immigration. Bien que nos bureaux respectent la même procédure, des différences régionales dans les pratiques entravaient les efforts faits en vue d’accroître l’efficacité. Dans le cadre du projet, des visites ont été effectuées dans tous les bureaux régionaux, et des employés ont été reçus en entrevue afin d’établir des schémas de la chaîne de valeur. Ceux-ci ont ensuite été étudiés afin de comprendre les différences régionales. À l’issue des visites, 91 différences ont été repérées dans le processus. De nombreux représentants régionaux ont été invités à une réunion dont l’objectif était d’examiner chaque différence et d’établir s’il était possible d’adopter une seule et même façon de travailler. Ces représentants régionaux ont réussi à déterminer une façon commune de traiter les appels en matière d’immigration qui permettra d’éliminer 60 des différences repérées.
  • Schématisation des processus à la Direction des recherches : Ce projet a été entrepris afin que la Direction puisse mieux comprendre ses processus ainsi que ses produits afin de pouvoir modifier ses opérations de façon à améliorer son efficacité. Dans le cadre de cet atelier, les employés ont réfléchi à leurs produits du point de vue des clients et ont découvert 72 idées. Ces dernières sont actuellement mises en œuvre.
  • Schématisation des processus à la Section des services d’interprétation du bureau de Toronto : Ce projet a permis à la Section des services d’interprétation et à sa direction de mieux comprendre certains processus clés afin de rationaliser et de simplifier ses services. À la fin du projet, différentes idées ont été retenues, et la direction se concentrera sur la répartition de la charge de travail, ce qui aidera à assurer la durabilité de la Section.

Exercices de compte rendu

Des exercices courants de compte rendu ont été menés pour aider les unités de travail à cerner rapidement les perturbations dans leurs activités et à composer avec ces perturbations. L’exercice de compte rendu encourage les membres de l’équipe à tenir de courtes discussions tout au long de la semaine à propos des changements apportés dans leur environnement de travail, des obstacles à la productivité et des idées d’amélioration. Cet exercice aide à signaler les problèmes aux superviseurs, à encourager le travail d’équipe, à promouvoir la résolution de problèmes en temps opportun et à favoriser une solide communication à l’interne. Les exercices de compte rendu sont adaptés aux besoins particuliers de chaque équipe, plutôt que de prendre la forme d’une approche unique.

Les exercices de compte rendu sont en cours d’introduction et d’adaptation dans les autres directions de la CISR. Le secrétaire général (niveau des sous-ministres adjoints) a ainsi présenté son tableau de compte rendu :

  • Exercice de réunions de points de contact de la direction : Ce projet vise à permettre aux cadres supérieurs d’établir et de maintenir la tenue d’un caucus hebdomadaire d’environ 30 minutes pour mener des discussions axées sur les questions, les idées et les projets communs. Tous les renseignements échangés seront inscrits sur un tableau blanc pour assurer la transparence et la responsabilisation. Cet exercice a été adopté par la haute direction, et le sentiment général est que la communication est utile. La prochaine étape dans le cadre de ce projet est d’avoir la réunion et le tableau blanc dans une aire commune, de sorte que tout employé souhaitant observer l’exercice puisse le faire quand il le veut. Cette mesure améliorerait la transparence et la responsabilisation pour cet exercice et donnerait confiance aux employés.

Innovation 2.0 : s’attaquer à l’arriéré de la Section d’appel de l’immigration

En juin 2015, la SAI a entrepris des activités dans le cadre de l’initiative Innovation 2.0 : s’attaquer à l’arriéré de la SAI. Les objectifs de l’initiative sont les suivants :

  • offrir une justice administrative rapide, équitable et accessible;
  • trancher les cas sans tenir d’audience dans la mesure du possible;
  • maximiser l’efficacité interne en mettant l’accent sur les résultats et en réduisant la bureaucratie.

Récemment, la SAI a lancé deux projets pilotes visant à augmenter le nombre d’appels réglés sans la tenue d’une audience et à réduire les délais de traitement, soit le projet pilote de triage express et le projet pilote d’audiences accélérées.

En outre, la SAI passera en revue les Règles de la Section d’appel de l’immigration afin de déterminer si les processus de règlement des cas sans la tenue d’une audience peuvent être simplifiés et plus efficaces. Les travaux ont débuté à l’automne et ils se poursuivront l’année prochaine.

Instrument de délégation en matière de ressources humaines

Afin d’aider les gestionnaires à mieux s’acquitter de leurs responsabilités, l’Instrument de délégation en matière de RH a récemment été mis à jour. L’objectif est d’offrir le moins de délégation possible en tenant compte de nombreux éléments, dont le niveau de risque pour l’organisation si le pouvoir et l’uniformité des pratiques de gestion des RH sont incorrectement exercés. Au lieu de réviser l’instrument de façon isolée, une approche beaucoup plus inclusive et interactive a été choisie. Un sous-groupe du Comité de gestion des ressources humaines (CGRH) a été formé pour déterminer les niveaux de délégation appropriés. Ensuite, des groupes de discussion composés de gestionnaires et de superviseurs ont mis à l’essai l’instrument deux fois dans le but de formuler des commentaires et de déterminer si le format est convivial. L’instrument a ensuite été déposé et recommandé au CGRH aux fins d’approbation par le président. Pour veiller à ce que les gestionnaires soient au courant de leurs nouveaux pouvoirs, des séances d’information seront tenues dans les prochains mois par les conseillers en RH à l’intention de leurs clients.

Modèle de prestation des services de ressources humaines

Les Ressources humaines sont en train de remanier la prestation de leurs services de RH. Le désir de concrétiser cette vision a mené à la création de plusieurs groupes de travail composés d’employés des RH et d’intervenants, selon le cas, dans l’objectif d’examiner la façon d’utiliser SharePoint et les autres outils Web offerts dans le cadre de la prestation des services pour favoriser l’élaboration du Centre de transactions des RH au moyen de processus de schématisation et de rationalisation aux fins d’intégration, et élaborer un guichet de services pour les clients. Il y a également le groupe de travail sur l’intégration, qui veillera à ce que le travail de ces trois autres groupes de travail s’harmonise avec la vision et puisse être opérationnalisé. L’accent est mis sur la gestion du changement, car il est important de transformer la culture à l’appui de la prestation de services. Dans le cadre de la transformation, les conseillers en RH apprennent d’autres spécialisations en matière de RH afin de répondre aux besoins signalés par les clients, à savoir recevoir des conseils offerts par leur conseiller en RH sur la dotation, les relations de travail et la gestion du rendement. Les conseillers reçoivent actuellement de la formation, de l’encadrement et du mentorat officiels dans le cadre de rencontres en personne et d’entretiens par téléphone ou vidéoconférence. Au moyen de l’espace collaboratif dans SharePoint, une communication mensuelle est publiée afin d’informer tous les employés des RH des faits nouveaux concernant le modèle de prestation des services et leur donner accès à la documentation dans le répertoire organisationnel.

Médias sociaux

Depuis le lancement, en français et en anglais, des chaînes Twitter de la CISR, le nombre d’abonnés de ces chaînes ne cesse de croître. Après moins d’un an d’utilisation, la première incursion de la Commission dans le monde des médias sociaux a atteint des résultats tangibles en :

  • augmentant l’efficacité et en réduisant le coût des activités de recrutement;
  • accroissant la sensibilisation aux dernières nouvelles importantes ayant trait aux activités de la CISR;
  • facilitant la mobilisation des intervenants nationaux et internationaux;
  • améliorant l’accès du public à des données statistiques sur les activités de la CISR;
  • en soutenant les résultats opérationnels au moyen d’un meilleur accès à la documentation en ligne sur les conditions dans le pays.

Répertoire de la Commission

Le répertoire semblable à un fichier rotatif sera mis en place en 2017 et il permettra d’afficher des profils détaillés des employés; il offrira aussi une fonction de recherche fondée sur les compétences, ce qui aidera les employés de la CISR à trouver d’autres collègues, à établir des liens avec eux et à collaborer, de manière à entretenir des communautés d’intérêt.

Espaces de travail collaboratifs

En 2017, la CISR utilisera Microsoft SharePoint pour créer de nouvelles façons pour les employés de travailler ensemble et de trouver de l’information dans et par-delà les limites organisationnelles. En ajoutant des fils de nouvelles, des blogues et d’autres caractéristiques dans ses solutions de courriel et de messagerie instantanée actuelles, la CISR améliorera l’infrastructure de communication actuelle et sa capacité de travailler en étroite collaboration avec ses quatre régions géographiques.

Lancement d’Atlas

Au cours de la dernière année, nous avons travaillé au lancement d’un nouveau site intranet. Le nouveau site Atlas comprendra :

  • des technologies Web interactives 2.0 pour favoriser la mobilisation des employés;
  • des caractéristiques qui améliorent les communications internes;
  • des espaces collaboratifs qui favorisent une culture de l’innovation;
  • des caractéristiques qui améliorent la prestation de principales activités de formation.

Conclusion

La CISR s’engage à appuyer la vision de l’initiative Objectif 2020 dans tout ce qu’elle fait, dans l’optique de cultiver et de promouvoir l’excellence des employés et de la direction sur tous les fronts. La mobilisation du personnel et la communication ouverte sont les principaux facteurs de réussite dans cette initiative, et l’engagement envers l’amélioration continue dans tous les secteurs d’activités est un principe directeur. Les travaux se poursuivront en 2017, et la Commission veillera à ce que la mobilisation du personnel et les communications ouvertes demeurent des priorités organisationnelles. Dans l’esprit de l’initiative Objectif 2020, la CISR continuera de tout mettre en œuvre pour être une organisation à haut rendement, à la fois habilitée, mobilisée et résolument engagée sur la voie de l’amélioration continue.

M. Mario Dion
Président